Mededeling opstellen

Wat is dit?

Met Mededeling opstellen stuur je een aankondiging naar alle of geselecteerde leden van je koor. Mededelingen zijn het juiste middel voor informatie die iedereen moet bereiken: anders dan een chat zijn ze niet voor één ontvanger bedoeld, maar voor de hele groep.

Typische aanleidingen voor een mededeling:

• Repetitie-informatie: afzegging op korte termijn, andere ruimte, extra repetitie
• Optredeninformatie: route, kleding, generale repetitie, programma
• Organisatie: nieuwe bladmuziek, repetitieschema, verenigingszaken
• Stemmingen: datum prikken, stukken kiezen, bestuursverkiezingen
• Gezelligheid: verjaardagen, feesten, uitjes

Zo stel je een mededeling op

1. Open Berichten › Mededelingen in de zijbalk.
2. Klik rechtsboven op “Nieuwe mededeling”. In de app tik je rechtsonder op “Mededeling”.
3. Kies onder “Aan wie” het koor, of meerdere als de mededeling naar meer dan één koor moet.
4. Beperk zo nodig de zichtbaarheid: zet “Alleen zichtbaar voor bepaalde personen” aan en kies rechtengroepen, functies, stemmen, chatgroepen of afzonderlijke personen.
5. Vul een duidelijke titel in (tot 100 tekens). Die verschijnt in het overzicht en in de pushmelding.
6. Schrijf het bericht. Links worden automatisch herkend.
7. Voeg zo nodig bestanden toe of koppel ze met “Koppelen uit bestanden” uit het onderdeel Bestanden.
8. Zet eventueel “Peiling toevoegen” aan en vul de vraag en de antwoorden in.
9. Vink “Melding naar alle leden versturen” aan als iedereen een pushmelding en een e-mail moet krijgen.
10. Klik op “Mededeling publiceren”.

Mededeling aan meerdere koren

Leid je meerdere koren, dan kun je in de koorkeuze meerdere koren aantikken. Alle gekozen koren krijgen dan één gedeelde mededeling, geen kopie per koor. Dat heeft gevolgen die je moet kennen:

• Reacties gelden voor alle koren. Wie reageert, schrijft zichtbaar voor alle betrokken koren, met naam.
• Emoji-reacties en peilingsresultaten ook. De deelname wordt over alle koren samen geteld.
• Een beperkte zichtbaarheid is dan niet mogelijk. Rechtengroepen, functies, stemmen, chatgroepen en personen bestaan alleen binnen één koor. Zodra je meer dan één koor kiest, is deze optie uitgeschakeld.
• Iedereen ziet dat de mededeling gedeeld is. Bij de mededeling staat naar welke koren ze gaat en dat iedereen de reacties van de anderen ziet.
• Bewerken en verwijderen mag iedereen die in een van de betrokken koren het passende recht heeft. In de mobiele app kan dat voor gedeelde mededelingen nog niet; daar verschijnt een aanwijzing.
• De koren kun je na het publiceren niet meer wijzigen.

Voorwaarde: je hebt in elk gekozen koor het recht nodig om mededelingen op te stellen. Koren waar je dat recht niet hebt, verschijnen niet eens in de keuze.

Wat de ontvangers zien

Na het publiceren verschijnt de mededeling meteen in het mededelingenoverzicht. Heb je het versturen aangevinkt, dan krijgen de ontvangers daarnaast een pushmelding en een e-mail, afhankelijk van hun instellingen.

Ontvangers kunnen op je mededeling reageren, een emoji-reactie geven, bijlagen downloaden en aan peilingen deelnemen. Zelf volg je je mededeling automatisch en krijg je bericht bij nieuwe reacties.

Rechten

Je hebt het recht Mededelingen aanmaken & bewerken nodig om een mededeling op te stellen. Standaard hebben de rechtengroepen Beheerder en Moderator dat recht. De toewijzing beheer je onder Ensembles › Koor › Koorinstellingen › Rechten.

Tips

• Kies een duidelijke, korte titel: die wordt ook als onderwerp van de e-mail gebruikt.
• Zet het belangrijkste in de eerste zin, zodat het in het voorbeeld en in de pushmelding zichtbaar is.
• Beperk de zichtbaarheid gericht als het maar om één groep gaat, bijvoorbeeld tot één stem. Anderen krijgen dan geen overbodige melding.
• Combineer peiling en bijlage, bijvoorbeeld voor voorstellen voor nieuwe stukken met bladmuziekvoorbeelden als pdf.
• Kies alleen meerdere koren voor onderwerpen die echt iedereen aangaan, bijvoorbeeld een gezamenlijk concert. Voor interne afspraken blijft één mededeling per koor de betere keuze, omdat dan niemand uit het andere koor meeleest.

Reacties uitschakelen

Niet elke mededeling heeft een discussie nodig. Bij het aanmaken en bewerken vind je de schakelaar Reacties toestaan. Zet je die uit, dan kunnen leden de mededeling alleen lezen: het invoerveld voor reacties verdwijnt, op het web en in de app.

Handig bij pure informatie waarop geen reactie gewenst is. Je kunt reacties op elk moment weer toestaan: mededeling bewerken, schakelaar aanzetten, opslaan. Reacties die er al zijn, blijven bewaard en zichtbaar.