Video: Chorilo voor koorleiding en bestuur

Introductie

Welkom bij Chorilo! In deze video laten we je stap voor stap zien hoe je je koor inricht en alle functies gebruikt, van de registratie tot het bestuur.

Hoofdstuk 1 van 17: Aan de slag

Op chorilo.com klik je rechtsboven op Registreren. Registreren met koor is al geselecteerd. Vul je naam, je e-mailadres en een wachtwoord in. Dan de naam en het land van je koor. Voorwaarden accepteren en account en koor aanmaken. Je test gratis en helemaal zonder betaalgegevens.

Je e-mailadres staat er al. Vul je wachtwoord in en log in.

Na het inloggen start de assistent. De koornaam staat er al. Kies een kleur. Daaraan herken je je koor in de app. Controleer de tijdzone, die geldt voor alle evenementen. Het watermerk wordt desgewenst op geüploade bladmuziek gedrukt. Alles kun je later wijzigen in de koorinstellingen.

In de tweede stap leg je vast hoe leden op evenementen reageren. Bijvoorbeeld of je bij een afmelding een reden moet opgeven. Of Misschien als antwoord is toegestaan. Of leden op de dag van het evenement een herinnering krijgen, per e-mail en push. Met de ouderkoppeling antwoorden ouders voor hun kinderen. Projecten zijn voor plannen met wisselende bezetting. En of reageren kort na de start nog kan.

In de derde stap de stemgroepen. De gebruikelijke stemmen zijn al aangemaakt. Voeg eigen stemmen toe, bijvoorbeeld Bariton met afkorting. Via de drie puntjes kun je hernoemen, sorteren of verwijderen. Setup voltooien, klaar.

Hier zie je de volgende evenementen, nieuwe meldingen en nieuwe bladmuziek. Links staat de balk met evenementen, bladmuziek, berichten, bestanden en media. Onder Ensembles beheer je leden, contacten, kasboek en instellingen.

Hier stel je stemmen, rechten, abonnement, website, locaties en rapporten in. Adres en bankgegevens vul je onder Algemeen aan zodra je ze nodig hebt.

Hoofdstuk 2 van 17: Leden uitnodigen

Met Lid toevoegen open je het formulier. Vul voornaam, achternaam en e-mailadres in. Kies de stem. De rechtengroep bepaalt wat iemand mag zien en wijzigen. Optioneel een verenigingsfunctie, bijvoorbeeld bladmuziekbeheerder. Lid toevoegen, en de inloggegevens gaan per e-mail de deur uit. Passieve leden, zoals donateurs, maak je aan zonder toegang.

Met de uitnodigingslink sluiten zangers zich zelf aan. Link aanmaken, kopiëren en delen per mail of messenger. Desgewenst keur je nieuwe leden eerst goed.

Hele lijsten importeer je via de drie puntjes en Leden importeren. Actieve leden krijgen een uitnodiging per e-mail. Download het sjabloon of gebruik je eigen tabel, als CSV of Excel. De kolommen worden automatisch gekoppeld. Voorbeeld controleren en importeren.

Iedereen is er, elk met zijn eigen stem. Filteren kan op stem of rechtengroep. Onder Goedkeuring komen aanmeldingen via de link binnen. Hoe het verdergaat voor je leden, zie je in onze video voor leden op chorilo.com/nl/help.

Hoofdstuk 3 van 17: Een korte rondleiding

Op de startpagina staan de volgende evenementen, met reacties per stem. Daaronder nieuwe meldingen en peilingen. En nieuwe bladmuziek. Rechts je taken, verjaardagen en wie al een tijd niet op de repetitie was. Vanaf hier tonen we het voorbeeldkoor Kamerkoor Harmonia.

De zoekfunctie vindt bladmuziek, evenementen, meldingen, leden en boekingen. De bel verzamelt alle meldingen. Het vraagteken opent het helpcentrum en de AI-assistent. Via je profiel kom je bij instellingen, de lichte of donkere modus en functiewensen.

Links de onderdelen: evenementen, bladmuziek, berichten, bestanden en media. Daarbij Projecten en Bestuur, als die zijn vrijgegeven. En onder Ensembles: leden, contacten, kasboek en instellingen.

Hoofdstuk 4 van 17: Leden beheren

Een klik op een lid opent het profiel. Onder In het koor staan stem, rechtengroep en datum van toetreding. Onder Functies de taken in de vereniging en de zangloopbaan. Onder Aanwezigheid hoe vaak iemand bij repetities en concerten was. En onder Bestanden bijvoorbeeld contracten of toestemmingsverklaringen.

Via de drie puntjes bewerk je een lid, zet je het op passief of verwijder je het uit het koor. Passieve leden blijven bewaard, maar hebben geen toegang meer.

Stemmen en verenigingsfuncties beheer je in de koorinstellingen. Maak eigen functies aan, bijvoorbeeld stemleider.

Er zijn al drie groepen: beheerder, moderator, lid. Maak eigen groepen aan, bijvoorbeeld voor de bladmuziekbeheerder. Dan vink je de rechten afzonderlijk aan, zoals bladmuziek bewerken of bestanden uploaden. Dan in het ledenprofiel de groep toewijzen.

Hoofdstuk 5 van 17: Evenementen & repetities

Elk evenement laat zien wie heeft toegezegd, ook per stem. Als lijst, kalender of tabel.

Een evenement is een los evenement of een reeks, zoals de wekelijkse repetitie. Kies koor, naam en soort evenement. Een repetitie kun je aan het concert koppelen. Vul begin, einde en locatie in. Een herinnering gaat naar iedereen die nog niet heeft gereageerd. Bij het opslaan informeer je iedereen per e-mail en push.

Onder Deelnemers zie je wie er komt. Je kunt achterblijvers herinneren, aanwezigheid bijwerken en gasten uitnodigen. Onder Bladmuziek leg je vast wat er wordt gerepeteerd. Iedereen ziet het meteen. En je verdeelt taken, bijvoorbeeld lessenaars neerzetten.

Alle evenementen verschijnen automatisch in de agenda van je telefoon of computer. Elk lid kan zelf op de kalender abonneren.

Hoofdstuk 6 van 17: Bladmuziek

In de bibliotheek staan alle stukken van je koor. Filteren kan bijvoorbeeld op gelicentieerde bladmuziek, Stemtrainer of audio. Veel pdf’s tegelijk? Daarvoor is er Pdf’s importeren.

Verborgen bladmuziek ziet alleen wie die mag bewerken, tot je ze vrijgeeft. Vul titel, componist, duur en trefwoorden in. Voeg de pdf toe, plus oefentracks, losse partijen of teksten. Uploaden, en het stuk is meteen voor iedereen beschikbaar.

Elk stuk heeft een pdf-voorbeeld, ook schermvullend. Je ziet bij welke evenementen het op het programma staat. De AI-analyse vult toonsoort, bezetting en moeilijkheid aan. En je kunt het downloaden of delen.

Hoofdstuk 7 van 17: Repeteren & oefenen

Van een MusicXML-bestand maak je een oefening voor elke stem. Klank, inzetmaten en begintoon stel je zelf in. Met Oefenen opent de Stemtrainer direct in de browser. Stem kiezen, afspelen en meelezen. In de stemmixer de andere stemmen zachter zetten. In de app luistert de Stemtrainer ook mee en laat zien of je de toon raakt.

Geef gelegenheid, moeilijkheid en lengte op. Desgewenst zelden uitgevoerde stukken en bladmuziek uit de winkel meenemen. De AI stelt een programma voor uit je bibliotheek en de bladmuziekwinkel. Live-repetitie: in de app slaat de koorleiding de bladzijden voor iedereen om.

Hoofdstuk 8 van 17: Communicatie

Meldingen aan het hele koor, desgewenst met peiling. Je ziet wie nog niet heeft gestemd en kunt herinneren.

Bij een nieuwe melding kies je de zichtbaarheid: iedereen of alleen bepaalde stemmen, groepen of personen. Titel en tekst schrijven. Bestanden voeg je direct bij of koppel je vanuit Bestanden. Een peiling toevoegen, met antwoorden of datumvoorstellen. En per e-mail en push naar iedereen versturen. Desgewenst zie je wie een melding al heeft geopend. Dat zet je aan in de koorinstellingen.

In de groepschat schrijf je iedereen, zonder privételefoonnummers. Nieuwe chats met losse personen of hele stemgroepen.

Hoofdstuk 9 van 17: Bestanden, foto’s, projecten

In Bestanden staat alles voor het hele koor: repetitieschema’s, programma’s, de statuten. Met de desktop-app staat alles als een gewone map op je computer. Mappen aanmaken en bestanden uploaden. Per map bepaal je wie hem mag zien.

Onder Media staan foto’s en video’s uit het koorleven, gesorteerd in albums. Nieuwe albums maak je aan voor een concert, repetitieweekend of uitje. Desgewenst uploaden leden ook hun eigen foto’s en video’s.

Projecten zijn voor producties met gasten: een eigen ensemble naast het koor. Stemmen en rechten neemt het project over van het koor. Het loopt een jaar. Een korte assistent richt het in. Projecten zet je aan in de inrichtingsassistent of in de koorinstellingen.

Hoofdstuk 10 van 17: Concerten & tickets

Bij het concert maak je onder Tickets de verkoop aan. Leg aantal, verkoopperiode en prijscategorieën vast. De kosten draag je zelf of je berekent ze door aan de kopers. Dan het ticket ontwerpen, vrijkaarten uitgeven en scannen bij de ingang. Loopt de verkoop, dan zie je alle bestellingen en wat er wordt uitbetaald. De opbrengst staat 7 dagen na het concert op de koorrekening.

Het concert verschijnt in de ticketshop en op de koorwebsite. Je publiek kiest kaarten, betaalt, en het ticket komt per e-mail.

Voor zitplaatsen maak je locaties met zaalplan aan: rijen, vakken, podium en tafels. Tickets met plaatskeuze zetten we op aanvraag aan.

Hoofdstuk 11 van 17: Koorwebsite

Zet de website online en kies naam en adres. Schrijf een beschrijving, bijvoorbeeld wanneer en waar jullie repeteren. Een eigen domein kan ook. Concerten verschijnen automatisch. Kleur en logo kies je zelf. Nieuws schrijven en opslaan.

En zo ziet de pagina eruit: beschrijving, nieuws, evenementen en contact, zonder technische kennis. Colofon en privacyverklaring zitten er al in.

Hoofdstuk 12 van 17: Licenties & muziekwinkel

In de bladmuziekwinkel zoek je op bezetting, moeilijkheid of uitgever. Bekijk het voorbeeld en kies het aantal licenties. Na de aankoop staat het stuk direct in jullie bibliotheek.

Onder Licenties staan alle gekochte licenties met bezette plaatsen. Elk lid krijgt een eigen plaats, met persoonlijk watermerk. Met Licentie toewijzen kies je een lid, en dat krijgt zijn bladmuziek meteen. Het licentieoverzicht is er als pdf, bijvoorbeeld voor uitgever of organisator.

Hoofdstuk 13 van 17: Kasboek

Het overzicht toont het saldo van alle rekeningen en de inkomsten en uitgaven van de maand. Bij een nieuwe boeking upload je de bon. Chorilo leest bedrag, datum en betaalpartij uit. Rekening, bedrag, omschrijving en categorie invullen. Daarbij de fiscale indeling voor het overzicht van inkomsten en uitgaven.

Onder Boekingen staan alle boekingen met doorlopend bonnummer. Onder Rekeningen de betaalrekening, de kas en meer. Onder Facturen maak je facturen, ook als e-factuur. En de bankafstemming koppelt afschriften automatisch. De bankkoppeling is een uitbreiding.

In de instellingen vind je categorieën en het rekeningschema, zoals SKR 49 voor verenigingen. Giftbewijzen en SEPA-incasso voor de contributies. Boekingen importeren, het wijzigingslogboek en de jaarafsluiting. En de export voor de kascommissie en het administratiekantoor.

Hoofdstuk 14 van 17: Contacten

Onder Contacten staat iedereen die niet in het koor zingt: organisatoren, sponsors, instanties en gastmusici. Met tags orden en filter je ze. Een nieuw contact krijgt adres, bankgegevens en eigen velden. Privacy is ingebouwd, met toestemmingen en bewaartermijnen.

Hoofdstuk 15 van 17: Bestuur

In het bestuursgedeelte maak je vergaderingen aan, bereid je de agenda voor en schrijf je de notulen. Je kunt vragen stellen aan alle notulen, bijvoorbeeld: wie doet de social media? Afgesloten notulen blijven ongewijzigd, met stemmingen en aanwezigheid. Het bestuur is een uitbreidingsmodule, momenteel op aanvraag.

Onder Besluiten & taken staat alles uit de notulen op één plek. De taakverdeling laat zien wie verantwoordelijk is en wie vervangt. Met de nieuwsbrief bereik je vrienden en donateurs, met een eigen aanmeldpagina.

In het postvak koppel je het e-mailaccount van de vereniging: adres, wachtwoord en server. Chorilo controleert de verbinding en haalt de post meteen op. Het hele bestuur leest dezelfde post. Bekende afzenders zijn gekoppeld aan jullie contacten. Je kunt antwoorden of een mail als afgehandeld of in behandeling markeren. Interne notities ziet alleen het bestuur, nooit de afzender. En van een mail maak je een taak, of je zet hem op de agenda van de volgende vergadering. De inloggegevens worden versleuteld opgeslagen.

Hoofdstuk 16 van 17: Instellingen & abonnement

Onder Algemeen staan adres, logo, bankgegevens en de SEPA Incassant-ID. Hier vind je ook alle schakelaars uit de inrichtingsassistent. Onder Rapporten vind je aanwezigheid, ledenlijst, verjaardagen, jubilea en de GEMA-setlist.

Het abonnement is er maandelijks of jaarlijks, met alle functies en onbeperkt veel leden. Jeugd- en projectkoren krijgen als subensemble een voordelig tarief. Betalen op factuur kan ook. En als je Chorilo aanbeveelt, krijg je de helft van de eerste betaling als tegoed.

Hoofdstuk 17 van 17: Hulp

Het vraagteken rechtsboven opent ‘Hulp en support’. De AI-assistent beantwoordt vragen over Chorilo, stap voor stap. Of schrijf ons via e-mail of WhatsApp.

In het helpcentrum wordt elke functie uitgelegd, ook de video voor leden. Mis je iets? Wens het, andere koren stemmen mee.