Vidéo : Chorilo pour la direction du chœur et le bureau

Introduction

Bienvenue sur Chorilo ! Dans cette vidéo, nous te montrons étape par étape comment configurer ton chœur et utiliser toutes les fonctions, de l’inscription jusqu’au bureau.

Chapitre 1 sur 17: C’est parti

Sur chorilo.com, clique en haut à droite sur S’inscrire. S’inscrire avec un chœur est déjà sélectionné. Saisis ton nom, ton adresse e-mail et un mot de passe. Puis le nom et le pays de ton chœur. Accepte les conditions, puis crée le compte et le chœur. Ton essai est gratuit, sans aucune donnée de paiement.

Ton adresse e-mail est déjà remplie. Saisis ton mot de passe et connecte-toi.

Après la connexion, l’assistant démarre. Le nom du chœur est déjà là. Choisis une couleur. Elle te permet de repérer ton chœur dans l’app. Vérifie le fuseau horaire, il s’applique à tous les événements. Sur demande, le filigrane est imprimé sur les partitions téléversées. Tout reste modifiable plus tard dans les paramètres du chœur.

À la deuxième étape, tu définis comment les membres répondent aux événements. Par exemple, s’il faut donner un motif en cas d’absence. Si Peut-être est autorisé comme réponse. Si les membres reçoivent un rappel le jour de l’événement, par e-mail et push. Avec le lien parental, les parents répondent pour leurs enfants. Les projets servent aux initiatives à effectif variable. Et si l’on peut encore répondre peu après le début.

À la troisième étape, les pupitres. Les voix habituelles sont déjà créées. Ajoute les tiennes, par exemple Baryton avec une abréviation. Avec les trois points, tu peux renommer, trier ou supprimer. Terminer la configuration, c’est fait.

Ici, tu vois les prochains événements, les nouvelles notifications et les nouvelles partitions. À gauche se trouve la barre avec événements, partitions, messages, fichiers et médias. Sous Ensembles, tu gères membres, contacts, livre de caisse et paramètres.

Ici, tu règles voix, droits, abonnement, site web, lieux et rapports. Adresse et coordonnées bancaires s’ajoutent sous Général, dès que tu en as besoin.

Chapitre 2 sur 17: Inviter les membres

Ajouter un membre ouvre le formulaire. Saisis prénom, nom et adresse e-mail. Choisis la voix. Le groupe de droits définit ce que chacun peut voir et modifier. En option, une fonction associative, par exemple responsable des partitions. Ajouter le membre, et les identifiants partent par e-mail. Les membres passifs, comme les membres bienfaiteurs, se créent sans accès.

Avec le lien d’invitation, les choristes rejoignent le chœur eux-mêmes. Crée le lien, copie-le et partage-le par e-mail ou messagerie. Si tu veux, tu valides d’abord les nouveaux membres.

Tu importes des listes entières via les trois points et Importer des membres. Les membres actifs reçoivent une invitation par e-mail. Télécharge le modèle ou prends ton propre tableau, en CSV ou Excel. Les colonnes sont associées automatiquement. Vérifie l’aperçu et importe.

Tout le monde est là, chacun avec sa voix. Tu peux filtrer par voix ou groupe de droits. Sous Validation arrivent les demandes envoyées via le lien. La suite pour tes membres ? Notre vidéo pour les membres sur chorilo.com/fr/help.

Chapitre 3 sur 17: Petit tour

La page d’accueil affiche les prochains événements, avec les réponses par voix. En dessous, les nouvelles notifications et les sondages. Et les nouvelles partitions. À droite, tes tâches, les anniversaires et qui n’est pas venu en répétition depuis longtemps. À partir d’ici, nous montrons le chœur d’exemple Chœur de chambre Harmonia.

La recherche trouve partitions, événements, notifications, membres et écritures. La cloche rassemble toutes les notifications. Le point d’interrogation ouvre le centre d’aide et l’assistant IA. Ton profil mène aux paramètres, au mode clair ou sombre et aux idées de fonctions.

À gauche, les rubriques : événements, partitions, messages, fichiers et médias. Plus Projets et Bureau, s’ils sont activés. Et sous Ensembles : membres, contacts, livre de caisse et paramètres.

Chapitre 4 sur 17: Gérer les membres

Un clic sur un membre ouvre son profil. Sous Dans le chœur, tu trouves la voix, le groupe de droits et la date d’entrée. Sous Fonctions, les mandats dans l’association et le parcours de choriste. Sous Participation, combien de fois quelqu’un est venu aux répétitions et concerts. Et sous Fichiers, par exemple des contrats ou des autorisations.

Avec les trois points, tu modifies un membre, le passes en passif ou le retires du chœur. Les membres passifs sont conservés, mais n’ont plus d’accès.

Tu gères les voix et les fonctions associatives dans les paramètres du chœur. Crée tes propres fonctions, par exemple chef de pupitre.

Trois groupes existent déjà : administrateur, modérateur, membre. Crée tes propres groupes, par exemple pour le responsable des partitions. Puis tu coches les droits un par un, comme modifier les partitions ou téléverser des fichiers. Puis attribue le groupe dans le profil du membre.

Chapitre 5 sur 17: Événements et répétitions

Chaque événement montre qui a confirmé, aussi par voix. En liste, calendrier ou tableau.

Un événement est unique ou en série, comme la répétition hebdomadaire. Choisis le chœur, le nom et le type d’événement. Tu peux relier une répétition au concert. Saisis le début, la fin et le lieu. Un rappel part à tous ceux qui n’ont pas encore répondu. À l’enregistrement, tu préviens tout le monde par e-mail et push.

Sous Participants, tu vois qui vient. Tu peux relancer les retardataires, saisir les présences et inviter des invités. Sous Partitions, tu fixes ce qu’on répète. Tout le monde le voit tout de suite. Et tu répartis les tâches, par exemple installer les pupitres.

Tous les événements s’affichent automatiquement dans l’agenda du téléphone ou de l’ordinateur. Chaque membre peut s’abonner lui-même au calendrier.

Chapitre 6 sur 17: Partitions

La bibliothèque contient tous les morceaux de ton chœur. Tu peux filtrer, par exemple, par partitions sous licence, Coach vocal ou audio. Beaucoup de PDF à la fois ? C’est le rôle d’Importer des PDF.

Les partitions masquées ne sont visibles que par ceux qui peuvent les modifier, jusqu’à ce que tu les publies. Saisis le titre, le compositeur, la durée et les mots-clés. Ajoute le PDF, plus des pistes de travail, des parties séparées ou des textes. Téléverse, et le morceau est aussitôt disponible pour tous.

Chaque morceau a un aperçu PDF, aussi en plein écran. Tu vois à quels événements il est au programme. L’analyse IA complète la tonalité, l’effectif et la difficulté. Et tu peux le télécharger ou le partager.

Chapitre 7 sur 17: Répéter et s’exercer

Un fichier MusicXML devient un exercice pour chaque voix. Tu choisis le son, les mesures de décompte et la note de départ. S’entraîner ouvre le Coach vocal directement dans le navigateur. Choisis la voix, lance la lecture et suis la partition. Dans le mélangeur de voix, baisser les autres voix. Dans l’app, le Coach vocal écoute aussi et montre si tu chantes juste.

Indique l’occasion, la difficulté et la durée. Si tu veux, inclus des morceaux rarement joués et des partitions de la boutique. L’IA propose un programme tiré de ta bibliothèque et de la boutique de partitions. Répétition en direct : dans l’app, la direction tourne les pages pour tout le monde.

Chapitre 8 sur 17: Communication

Des notifications à tout le chœur, avec sondage si tu veux. Tu vois qui n’a pas encore voté et tu peux relancer.

Pour une nouvelle notification, tu choisis la visibilité : tout le monde ou seulement certaines voix, certains groupes ou certaines personnes. Écris le titre et le texte. Tu joins des fichiers directement ou tu les lies depuis l’espace fichiers. Ajoute un sondage, avec des réponses ou des propositions de dates. Et envoie-la à tous par e-mail et push. Si tu veux, tu vois qui a déjà ouvert une notification. Ça s’active dans les paramètres du chœur.

Dans la discussion de groupe, tu écris à tout le monde, sans numéros de téléphone privés. Nouvelles discussions avec des personnes ou des pupitres entiers.

Chapitre 9 sur 17: Fichiers, photos, projets

Les fichiers rassemblent tout pour le chœur entier : plannings de répétition, programmes, les statuts. Avec l’app de bureau, tout est sur ton ordinateur comme un dossier normal. Créer des dossiers et téléverser des fichiers. Pour chaque dossier, tu décides qui peut le voir.

Sous Médias, tu trouves les photos et vidéos de la vie du chœur, rangées en albums. Tu crées de nouveaux albums pour un concert, un week-end de répétition ou une sortie. Si tu veux, les membres téléversent aussi leurs photos et vidéos.

Les projets servent aux productions avec des invités : un ensemble à part, à côté du chœur. Le projet reprend les voix et les droits du chœur. Il dure un an. Un court assistant le configure. Les projets s’activent dans l’assistant de configuration ou dans les paramètres du chœur.

Chapitre 10 sur 17: Concerts et billets

Sur le concert, tu crées la vente sous Billets. Fixe le nombre, la période de vente et les catégories de prix. Tu absorbes les frais ou tu les répercutes sur les acheteurs. Ensuite, crée le billet, émets des billets gratuits et scanne à l’entrée. Une fois la vente lancée, tu vois toutes les commandes et ce qui sera versé. Les recettes arrivent sur le compte du chœur 7 jours après le concert.

Le concert apparaît dans la billetterie et sur le site du chœur. Ton public choisit ses places, paie, et le billet arrive par e-mail.

Pour les places assises, tu crées des lieux avec plan de salle : rangées, zones, scène et tables. Nous activons les billets avec choix de la place sur demande.

Chapitre 11 sur 17: Site web du chœur

Mets le site en ligne et choisis le nom et l’adresse. Écris une description, par exemple quand et où vous répétez. Un domaine à toi, c’est possible aussi. Les concerts s’affichent automatiquement. Couleur et logo, c’est toi qui choisis. Écrire des actualités et enregistrer.

Et voici la page : description, actualités, événements et contact, sans aucune connaissance technique. Mentions légales et politique de confidentialité sont incluses.

Chapitre 12 sur 17: Licences et boutique de partitions

Dans la boutique de partitions, tu cherches par effectif, difficulté ou éditeur. Regarde l’aperçu et choisis le nombre de licences. Après l’achat, le morceau est directement dans votre bibliothèque.

Sous Licences figurent toutes les licences achetées avec les places occupées. Chaque membre reçoit sa propre place, avec un filigrane personnel. Avec Attribuer une licence, tu choisis un membre, et il reçoit ses partitions aussitôt. Le justificatif de licences existe en PDF, par exemple pour l’éditeur ou l’organisateur.

Chapitre 13 sur 17: Livre de caisse

L’aperçu montre le solde de tous les comptes ainsi que les recettes et dépenses du mois. Pour une nouvelle écriture, tu téléverses le justificatif. Chorilo lit le montant, la date et le partenaire de paiement. Saisir le compte, le montant, le libellé et la catégorie. Plus l’affectation fiscale pour le compte de résultat recettes-dépenses.

Sous Écritures figurent toutes les écritures avec numéro de pièce continu. Sous Comptes, le compte courant, la petite caisse et les autres. Sous Factures, tu établis des factures, y compris en facture électronique. Et le rapprochement bancaire affecte automatiquement les relevés. La connexion bancaire est un module complémentaire.

Dans les Paramètres, tu trouves les catégories et le plan comptable, par exemple le SKR 49 pour les associations. Les reçus fiscaux pour les dons et le prélèvement SEPA pour les cotisations. L’import des écritures, le journal des modifications et la clôture annuelle. Et l’export pour les vérificateurs aux comptes et le cabinet comptable.

Chapitre 14 sur 17: Contacts

Sous Contacts figurent tous ceux qui ne chantent pas dans le chœur : organisateurs, sponsors, administrations et musiciens invités. Avec des tags, tu les classes et les filtres. Un nouveau contact reçoit une adresse, des coordonnées bancaires et des champs personnalisés. La protection des données est intégrée, avec consentements et durées de conservation.

Chapitre 15 sur 17: Bureau

Dans l’espace du bureau, tu crées des réunions, prépares l’ordre du jour et rédiges le procès-verbal. Tu peux poser des questions à tous les procès-verbaux, par exemple : qui s’occupe des réseaux sociaux ? Les procès-verbaux clôturés restent inchangés, avec votes et présences. Le bureau est un module complémentaire, actuellement sur demande.

Sous Décisions et tâches, tout ce qui vient des procès-verbaux est réuni au même endroit. La répartition des tâches montre qui est responsable et qui remplace. Avec la newsletter, tu touches amis et soutiens, avec sa propre page d’inscription.

Dans la boîte mail, tu connectes le compte e-mail de l’association : adresse, mot de passe et serveur. Chorilo vérifie la connexion et relève aussitôt le courrier. Tout le bureau lit le même courrier. Les expéditeurs connus sont liés à vos contacts. Tu peux répondre, ou marquer un mail comme traité ou en cours. Les notes internes ne sont visibles que par le bureau, jamais par l’expéditeur. Et d’un mail, tu fais une tâche ou tu le mets à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Les identifiants sont enregistrés chiffrés.

Chapitre 16 sur 17: Paramètres et abonnement

Sous Général se trouvent l’adresse, le logo, les coordonnées bancaires et l’identifiant créancier SEPA. Tu y trouves aussi tous les réglages de l’assistant de configuration. Sous Rapports, il y a les présences, la liste des membres, les anniversaires, les jubilés et la setlist GEMA.

L’abonnement est mensuel ou annuel, avec toutes les fonctions et un nombre illimité de membres. Les chœurs de jeunes et de projet bénéficient d’un tarif réduit comme sous-ensemble. Le paiement sur facture est aussi possible. Et si tu recommandes Chorilo, tu reçois la moitié du premier paiement en crédit.

Chapitre 17 sur 17: Aide

Le point d’interrogation en haut à droite ouvre  Aide et support . L’assistant IA répond aux questions sur Chorilo, étape par étape. Ou écris-nous par e-mail ou WhatsApp.

Le centre d’aide explique chaque fonction, y compris la vidéo pour les membres. Il te manque quelque chose ? Propose-le, les autres chœurs votent aussi.